5 Pasos para Organizar tu Trabajo en tiempos de crisis

“Lo que es importante rara vez es urgente. Lo que es urgente, rara vez es importante”

Dwight Howard Eisenhower

Para lograr prosperidad en tu Negocio, uno de los temas que tienen mayor impacto es el organizar tu trabajo.

Aquí te sugerimos 5 pasos para organizarte:

1.- Registra las tareas diarias

La mente no es tu agenda, es imposible dar seguimiento a los proyectos si sólo están ahí.

Lleva un registro de tus asuntos pendientes tanto laborales como personales, puede ser de manera electrónica o física.

Cada ciclo abierto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza.

La clave es unificarlos y que los puedas ver en un solo lugar para organizarlos por prioridad y revisar su avance hasta concluirlos.

2.- Ten claro lo que debes hacer con cada tarea registrada

Pregúntate diariamente ¿qué necesito hacer en relación con cada correo electrónico, mensaje de texto, correo de voz, informe, página de notas de reuniones o ideas propias que se cruzan en mi camino?

Lo importante con cada tarea es registrarla y procesarla.

La decisión de qué hacer con cada tarea depende de la respuesta a la pregunta ¿es accionable (requiere acción)? para esto hay dos respuestas posibles: sí y no. Si la respuesta es no, se abren tres posibilidades:

  1. Es basura ya no es necesario.
  2. No requiere acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo después
  3. Es información que puede ser útil para algo más adelante (referencia).

¿Requiere acción? si la respuesta es sí¿cuál es la acción siguiente?

En cuanto hayas decidido la acción siguiente, tienes tres opciones:

  1. Hacerla. Si realizar una acción supusiera menos de dos minutos, debería hacerse en cuanto se defina, sin interesar la prioridad.
  2. Delegarla. Si la acción durará más de dos minutos, pregúntate: ¿Soy la persona adecuada para hacer esto? Si la respuesta es no, delégala en la instancia correcta.
  3. Diferirla. Si la acción se prolongará más de dos minutos, y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que diferir su ejecución a un momento posterior, agendarla en el calendario con día y hora o bien dar seguimiento después.

3.- Organiza las acciones siguientes

Las listas de acciones siguientes, junto con el calendario, son el alma de la organización y orientación de la gestión diaria de las acciones.

Cuando utilizas tu memoria como sistema de organización (como hacen la mayoría de las personas para la mayor parte tareas que gestionan en su vida), tu mente acabará abrumada y se volverá incompetente, porque le estás exigiendo que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente equipada.

4.- Reflexiona

El factor clave del éxito es la revisión semanal / diaria.

Todo lo que pudiera requerir una acción debe ser revisado con la suficiente frecuencia para evitar que tu mente recupere la labor de tener que recordarlo.

Todos tus proyectos, planes de proyectos en marcha, listas de acciones siguientes, tareas agendadas o en espera, deberían revisarse una vez a la semana.

La revisión semanal es el momento de reunir y procesar todos tus asuntos. Revisa tu sistema, actualiza tus listas, limpia, aclara, actualiza y completa tus tareas.

5.- Acciona

Aplica el Modelo de los Cuatro Criterios para decidir las acciones en el momento:

  1. Contexto.
  2. Tiempo disponible ¿cuándo tienes que hacer otra cosa?
  3. Energía disponible ¿cuánta energía tienes?
  4. Prioridad. En función de tu contexto, tiempo y energía disponibles ¿cuál entre tus acciones pendientes te dará mayor beneficio?

Recuerda: registra tus tareas, organízalas y ¡pónte en acción para organizar tu trabajo!

Platiquemos sin compromiso de tu Negocio y de las tareas que necesitas priorizar para adaptarte al nuevo entorno, mándame un WhatsApp +52 (55)7224-9028.

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Coach Alex Macías

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7 septiembre, 2020

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